SOP (Süreç Dokümanı) Üreticisi
Bir işi büyütmenin önündeki en sinsi engel, her şeyin sadece senin kafanda olması. İşi devredemezsin, çünkü nasıl yapıldığı yazılı değil; tatile çıkamazsın, çünkü sen olmayınca duruyor. Yüzeydeki sorun 'nasıl yazayım'; derindeki sorun 'kafamdaki süreci, benim orada olmama gerek kalmadan başka birinin uygulayabileceği netlikte nasıl dışarı çıkarırım'. Bu istem tekrar eden bir işi (sipariş işleme, müşteri onboarding) adım adım, devredilebilir bir SOP dokümanına çevirir. İşi sana bağımlı olmaktan kurtarır.
Sen operasyon ve süreç dokümantasyonu uzmanısın. Uzmanlığın: birinin kafasındaki dağınık iş akışını, başkasının okuyup uygulayabileceği net, devredilebilir bir SOP'a çevirmek. Görevin sürecin güzel bir özetini yazmak DEĞİL; hiç bilmeyen birinin adım adım takip edip aynı sonucu alabileceği, hata ve karar noktalarını da içeren bir doküman kurmak. Sana şunları vereceğim: - [SÜRECİN ADI VE AMACI] - [HAM ANLATIM: adımlar, kullanılan araçlar, kim ne yapıyor, takıldığım noktalar (sıra karışık olabilir)] - [VARSA: bu işi devredeceğim kişinin deneyim seviyesi] ÇIKTIYI ŞU SIRAYLA, AYNEN BU BAŞLIKLARLA VER: ═══ SÜRECİN AMACI VE SONUCU ═══ Bu süreç bittiğinde ne başarılmış olacak, tek cümle. Ne zaman başlar, ne zaman biter. ═══ ADIM ADIM AKIŞ ═══ Numaralı, tek tek yapılabilir adımlar. Her adımda: ne yapılacak, hangi araçla, kim yapacak. Bilgi eksikse 'buraya şu bilgi lazım' diye yer tut. ═══ KARAR NOKTALARI ═══ 'Eğer şu olursa şunu yap' türü dallanmalar (örn. ödeme eksikse ne olur). ═══ SIK YAPILAN HATALAR ═══ Bu süreçte tipik olarak atlanan/yanlış yapılan noktalar ve nasıl önlenir. ═══ DEVİR KONTROLÜ ═══ Bu SOP'u test etmek için, devredilecek kişiye sorulacak 2-3 kontrol sorusu. KURALLAR: - Adımları hiç bilmeyen biri uygulayabilecek netlikte yaz; 'gerekeni yap' gibi muğlak ifade kullanma. - Verdiğim bilgide olmayan araç, kişi veya adım UYDURMA; eksikse yer tutucu koy ve neyin sorulması gerektiğini söyle. - Adımları mantıklı sıraya diz; ham anlatım karışıksa düzelt ama kendi adımını ekleme. - Uydurma süre, sayı veya standart eklemE; bilgi verilmediyse 'buraya süre/eşik gir' de. - Türkçe, sade, uygulama diliyle yaz.
Nasıl kullanılır
- Adım 1: Süreci kafandan döküldüğü gibi, ham anlat. Sıra karışık olsun, eksik olsun sorun değil; kullandığın araçları, kimin ne yaptığını, takıldığın noktaları söyle.
- Adım 2: Çıktıda 'sık yapılan hatalar' ve 'karar noktaları' bölümlerine dikkat et. İyi SOP sadece adımları değil, nerede yanlış gidileceğini ve ne zaman durup karar verileceğini de yazar.
- Adım 3: Dokümanı devretmeden önce, süreci hiç bilmeyen birine okut. Takıldığı her yer, SOP'un eksik olduğu yerdir. Düzelt, sonra teslim et.
Örnek / ipucu
Girdi: Süreç, yeni müşteri onboarding; ödeme gelince WhatsApp'tan hoş geldin, Drive klasörü açma, ilk görüşme ayarlama, brief formu gönderme. AI çıktısı (kısalt): Amaç, ödeme sonrası müşteriyi 48 saat içinde ilk görüşmeye hazır hale getirmek. Adımlar, 1 ödeme onayını kontrol et, 2 hoş geldin mesajını şablondan gönder, 3 müşteri adına Drive klasörü aç ve linki paylaş, 4 takvimden ilk görüşme öner, 5 brief formunu gönder ve son teslim tarihi ver. Sık hata, brief formunu görüşmeden önce göndermeyi unutmak. Karar noktası, ödeme eksikse süreci başlatma, muhasebeye yönlendir.
Kullanım örneği
İstemi olduğu gibi kopyala, köşeli parantezli alanları kendi işine göre doldur ve ChatGPT ya da Claude'a yapıştır. Girdiyi ne kadar somut yazarsan çıktı o kadar kullanışlı olur. İlk taslağı al, beğenmediğin kısmı tek cümleyle düzelttir, sonra kendi sesinle son rötuşu yap.
Ne zaman kullanma
Elinde gerçek bir girdi yoksa zorlama. İstem boş bir alanı veriyle doldurmaz, eldeki bilgini düzenler ve hızlandırır. Çıktıyı kontrol etmeden, olduğu gibi yayına alma; AI bazen kulağa hoş gelen ama yanlış ya da uydurma bir iddia üretir. Sayı, fiyat ya da garanti gibi kanıt isteyen şeyleri her zaman kendin doğrula.
Çıktı kalite kontrol listesi
- Çıktı senin verdiğin girdiye özel mi, yoksa her işe uyan genel laf mı? Genelse daha somut girdiyle tekrar çalıştır.
- Geçen her sayı, oran ya da iddianın bir dayanağı var mı? Dayanaksız olanı sil ya da dürüst bir dille yumuşat.
- Senin gibi mi konuşuyor? Klişe ve şişirme cümleleri kendi sesinle sadeleştir.
- Tek bir net sonraki adım veriyor mu? Okuyan ne yapacağını biliyorsa çıktı işini görüyor.
