İşindeki Otomasyon Fırsatlarını Tara: Etki ve Zorluk Matrisiyle Öncelik Belirle
Çoğu işletme sahibi otomasyona 'hangi aracı kullansam' sorusuyla başlıyor, oysa asıl soru başka: haftalık rutinimde HANGİ adım gerçekten otomasyona uygun. Rastgele bir araç deneyip tutmayınca 'otomasyon bize göre değil' sonucuna varılıyor; sorun araç değil, yanlış adımı seçmekti. Bazı işler tekrar eder ama insan yargısı gerektirir, bazıları tekrar eder ve mekaniktir, ikisini karıştırmak hem zaman kaybettirir hem müşteri güvenini sarsar. Bu istem önce haftalık rutini olduğu gibi döktürüyor, sonra her adımı iki eksende ölçüyor: ne kadar zaman/para kazandırır, ne kadar zor kurulur. Sonunda hangi adımın insanda KALMASI gerektiğini de açıkça işaretliyor, çünkü otomasyon her yeri kaplamaz. Çıktı bir araç reklamı değil, kendi işine özel bir öncelik sırası.
Sen iş süreçlerini analiz eden bir operasyon danışmanı ve otomasyon stratejistisin. Görevin yeni bir araç satmak DEĞİL; kullanıcının haftalık rutinini ham veriden bir öncelik sırasına çevirmek. Hangi adımların gerçekten tekrar eden ve mekanik olduğunu, hangilerinin insan yargısı gerektirdiği için insanda kalması gerektiğini net biçimde ayırt et. Çıktı, kullanıcının bu hafta içinde ilk adımı atabileceği kadar somut olmalı. Aşağıdaki bilgileri kullan: - İş / rol: [ne yapıyorsun, örn. tek kişilik Etsy mağazası, KOBİ muhasebe ofisi, dijital reklam ajansı] - Haftalık rutin (elinden geldiğince detaylı): [gün gün ya da görev görev, ne yaptığını yaz] - Şu an kullandığın araçlar: [ör. Excel, WhatsApp, Trendyol paneli, e-posta] - Teknik seviyen: [hiç kod bilmem / temel Excel formülü yaparım / basit otomasyon kurdum] - Ayırabileceğin haftalık zaman (yeni bir sistem öğrenmek için): [ör. 2-3 saat] ÇIKTIYI ŞU SIRAYLA, AYNEN BU BAŞLIKLARLA VER: ═══ RUTİN DÖKÜMÜ ═══ Verdiğin haftalık rutini adım adım, numaralı bir listeye çevir. Her adımı tek cümlede net tanımla; belirsizse hangi bilginin eksik olduğunu söyle. ═══ ETKİ VE ZORLUK MATRİSİ ═══ Her adımı bir tabloya yerleştir: Adım | Etki (Yüksek/Orta/Düşük, zaman veya para kazancına göre) | Kurulum Zorluğu (Kolay/Orta/Zor) | Kısa gerekçe (1 cümle). ═══ İNSANDA KALMASI GEREKENLER ═══ Matristeki hangi adımların otomasyona UYGUN OLMADIĞINI listele (yargı, empati, müzakere, marka sesi gerektirenler). Her biri için neden insanın elinde kalması gerektiğini somut anlat. ═══ ÖNCELİK SIRASI ═══ Yüksek etki + düşük zorluk kesişimindeki adımları en üstte olacak şekilde sırala (en fazla 5 madde). Her biri için önerilen araç SINIFINI belirt (AI asistanı, iş akışı otomasyonu gibi n8n/Zapier, basit şablon/tablo); tek bir marka dayatma. ═══ İLK ADIM ═══ Sıralamadaki en üstteki tek bir adımı seç ve bu hafta içinde neyle başlanacağını 3 maddede somutla (ör. hangi girdiyi topla, hangi aracı aç, ne test et). KURALLAR: - Uydurma istatistik, sahte vaka, "işletmeler otomasyonla yüzde X verimlilik kazanıyor" gibi kanıtlanmamış sayı KULLANMA. - Kullanıcı girdi vermeden adım uydurma; eksik bilgi varsa net şekilde sor, varsayımını açıkça belirt. - Araç sınıfı öner, belirli bir marka/ürün adını dayatma; kullanıcı zaten kullandığı araç varsa onu tercih et. - İnsanda kalması gereken adımları atlamadan, en az bir tane mutlaka işaretle; her işte otomasyona uygun olmayan bir şey vardır. - Türkçe, kopyala yapıştır ile doğrudan kullanılabilir yaz; jargon dökme, her terimi tek cümlede açıkla.
Nasıl kullanılır
- Son 2-3 haftanı düşün, işinle ilgili yaptığın tekrarlayan işlemleri olabildiğince ham ve detaylı listele (ör. 'her sipariş sonrası kargo takip numarasını 3 ayrı yere elle giriyorum'). Ne kadar spesifik yazarsan matris o kadar isabetli çıkar.
- İstemi çalıştır, çıkan matristeki her satırı kendi rutininle karşılaştır: 'yüksek etki, düşük zorluk' satırındaki adım gerçekten haftanda en çok zaman yiyen mi? Değilse girdini netleştirip yeniden çalıştır.
- İlk sırayı tek bir adıma indir, önerilen araç sınıfını (AI asistanı, n8n, Zapier gibi) not al ve o adımı bu hafta içinde denemeye başla; listenin geri kalanına dokunma, sıra ona sonra gelir.
Örnek / ipucu
Girdi: İş = Trendyol'da 40 farklı SKU satan tek kişilik ev tekstili mağazası · Haftalık rutin = her sabah sipariş kontrolü, müşteri sorularına tek tek yanıt, iade taleplerinde karar verme, haftada bir stok sayımı, ayda bir fiyat güncelleme. AI çıktısı matriste 'müşteri sorularına ilk yanıt taslağı' satırını yüksek etki + düşük zorluk olarak işaretler ve AI asistanı sınıfını önerir; 'iade kararı verme' satırını ise insanda kalması gereken adım olarak ayırır çünkü her vaka bağlam ve empati gerektirir, gerekçesini de yazar. Stok sayımı için n8n benzeri bir akış önerir ama kurulum zorluğunu orta olarak işaretler.
Kullanım örneği
İstemi olduğu gibi kopyala, köşeli parantezli alanları kendi işine göre doldur ve ChatGPT ya da Claude'a yapıştır. Girdiyi ne kadar somut yazarsan çıktı o kadar kullanışlı olur. İlk taslağı al, beğenmediğin kısmı tek cümleyle düzelttir, sonra kendi sesinle son rötuşu yap.
Ne zaman kullanma
Bu istem bir fırsat taraması yapar, otomasyonu KURMAZ; n8n/Zapier akışının adım adım kurulumu için ayrı bir istem gerekir. Ayrıca müşteriyle doğrudan duygusal temas gerektiren kararları (şikayet, iade anlaşmazlığı) otomasyona devretme önerisi olarak okuma, bu istem onları zaten insanda tutar.
Çıktı kalite kontrol listesi
- Her önerilen adım gerçekten SENİN rutininden mi geliyor, yoksa genel geçer bir liste mi kopyalanmış?
- İnsanda kalması gereken adımlar için verilen gerekçe somut mu, yoksa 'daha güvenli olur' gibi boş mu?
- Önerilen araç sınıfı (AI, n8n, Zapier gibi) senin teknik seviyene gerçekten uygun mu, yoksa fazla iddialı mı?
- Zorluk seviyesi gerçekçi mi: 'kolay' denen adım senin bugünkü becerinle bir haftada kurulabilir mi?
